Polski Związek Narada prezesów i dyrektorów biur okręgów
1405.2018
W dniach 9 -10 maja br. w Warszawie odbyła się narada prezesów i dyrektorów biur okręgów. Narada została zwołana przede wszystkim w związku ze zbliżającym się terminem wejścia w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, zwanym RODO. To rozporządzenie definiujące zasady przetwarzania, wykorzystywania i przechowywania danych osobowych przez każdy podmiot je przetwarzający wymusiło na Związku podjęcie działań, dzięki którym dane osobowe wszystkich działkowców będą przetwarzane, przechowywane i zabezpieczone zgodnie z jego wymogami. Krajowy Zarząd powołał specjalny zespół radców prawnych, który zajmował się tworzeniem regulacji wewnątrzzwiązkowych w celu wykonania zaleceń zawartych w RODO.
Wprowadzenia do tematu dokonał Prezes PZD, zaznaczając jak ważny, lecz pracochłonny i odpowiedzialny jest to temat dla wszystkich jednostek organizacyjnych Związku. O szczegółach stworzonych wewnątrzzwiązkowych regulacji opowiadali członkowie zespołu KZ. Mecenas Bartłomiej Piech przedstawił założenia polityki ochrony danych osobowych w PZD, która ma zapewnić sprawne wdrożenie i stosowanie RODO. Ten dokument wskazuje wymogi, zasady i regulacje ochrony danych osobowych obowiązujących w PZD, który będzie stosowany we wszystkich jednostkach Związku. R. pr. Łukasz Polak z Okręgu Mazowieckiego omówił szczegółowo wyniki analizy ryzyka w zakresie przetwarzania danych osobowych w PZD, która została dokonana na podstawie uzyskanych z okręgów wykazów prowadzonych zbiorów danych osobowych.
Regulacje związane z RODO poza teorią ujętą w uchwały muszą przede wszystkim zostać zastosowane w praktycznej działalności jednostek organizacyjnych Związku. Ten temat szczegółowo omówił r. pr. Tomasz Terlecki. Poinformował o obowiązkach wobec osób, których dane są przetwarzane, o postępowaniu przy naruszeniu zasad dotyczących danych osobowych, wdrożeniu i monitorowaniu oraz powierzaniu przetwarzania danych osobowych, o tym co robić kiedy dojdzie do naruszenia oraz o środkach bezpieczeństwa.
Po szczegółowym przedstawieniu tematu uczestnicy zadawali wiele pytań, bowiem jako nowy, wzbudza wiele wątpliwości. Prezes w podsumowaniu podkreślił, że najistotniejszym teraz jest przeniesienie tych regulacji na grunt każdej jednostki organizacyjnej PZD, a w szczególności do ogrodów. W tym celu konieczne będzie przeprowadzenie narad dla zarządów ROD.
Bezpieczeństwo w ROD było kolejnym tematem przedstawianym na naradzie. Prezes referując temat podkreślił wagę niebezpiecznych zjawisk występujących w ogrodach i zaakcentował podjęte na ostatnim posiedzeniu KR PZD uchwały, których stosowanie ograniczy i zapobiegnie niepożądanym zjawiskom w ogrodach wpływającym na bezpieczeństwo działkowców i ich mienia.
Pani Mirosława Marks, Główna Księgowa JK PZD omówiła projekt uchwały o ośrodkach finansowo-księgowych, który po konsultacjach zostanie przedstawiony Krajowemu Zarządowi. Podkreślała szczególną rolę ośrodków finansowo-księgowych w prowadzeniu księgowości ogrodów, z czego wynikają same korzyści i bezpieczeństwo dla ogrodów. Pani Marks zreferowała również temat rozpowszechniania i wdrażania programu DGCS PZD System w jednostkach PZD, który cieszy się coraz większym zainteresowaniem zarządów ROD.
Pierwszego dnia narady omawiano również tematy kadrowe, w tym związane z zakresem czynności dyrektorów biur oraz z obowiązkami zarządów ROD w związku z wejściem w życie nowej ustawy Prawo wodne.
Spotkanie prezesów i dyrektorów biur okręgów było dobrą okazją do pogratulowania okrągłego jubileuszu pełnienia funkcji Prezesa Okręgu Łódzkiego - Pani Izabeli Ożegalskiej oraz Prezesa Okręgu we Wrocławiu, Pana Janusza Moszkowskiego.
Drugi dzień narady rozpoczął temat budowy siedzib dla zarządów ROD. Prezes zaznaczył istotną rolę tego tematu, również w związku z wejściem w życie RODO. Podkreślił dużą rolę walnych zebrań, powinny zadecydować o budowie siedziby dla zarządu. Podjęcie tych inwestycji nie tylko stworzy odpowiednie warunki do pracy dla zarządów ROD, ale również umożliwi wywiązanie się z podstawowych obowiązków, jakie muszą spełnić podmioty administrujące i przetwarzające dane osobowe. Okręgowe zarządy PZD, jak i Krajowa Rada PZD będą udzielały wszechstronnej pomocy zarządom ROD, które nie posiadają biur zarządów. Ta pomoc będzie dotyczyć zarówno spraw merytorycznych, organizacyjnych, technicznych, jak i w szczególności finansowych, tak aby te ogrody w pierwszej kolejności otrzymywały dotacje z Funduszu Rozwoju ROD, jak i pożyczki z Funduszu Samopomocowego. W celu również Krajowy Zarząd utworzył specjalny fundusz, który będzie służył wspieraniu tych inwestycji.
O tym, jak przebiegają prace nad regulaminem ROD poinformował r. pr. Tomasz Terlecki. Omówił propozycje, jakie zgłaszają organy terenowe i działkowcy do umieszczenia w regulaminie, nad którymi dyskutuje komisja KR ds. nowelizacji regulaminu ROD
Kolejnym tematem narady był program rozwoju ROD. Założenia programu omówiła Pani Agnieszka Rudawska z WGG, natomiast o doświadczeniach związanych z jego realizacją w swoich okręgach wypowiadali się prezesi 7 okręgów. Pani Rudawska poinformowała zebranych o konsultacjach publicznych w sprawie specustawy mieszkaniowej, które były przedmiotem debaty w siedzibie Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju w dniu 27 kwietnia 2018 r.
Temat powoływania i funkcjonowania kolegiów prezesów wywołał ożywioną dyskusję, w której wzięli udział przedstawiciele 14 okręgów. Wymieniano się informacjami o podejmowanych przez kolegia działaniach, o ich sukcesach, o problemach jakie wspólnie rozwiązują dzięki możliwości wymiany doświadczeń.
Prezesi i dyrektorzy biur okręgów dzielili się swoimi doświadczeniami i wiedzą w każdym omawianym temacie.
ZRS