Dostęp do danych osobowych w ROD w ramach nadzoru oraz kontroli

2305.2019

Zgodnie z § 4 uchwały nr 242/2018 KZ PZD z dnia 12.07.2018 r. w sprawie ustalenia zbiorów danych osobowych i zasad dostępu do tych zbiorów w ROD, dostęp do zbiorów i podzbiorów danych osobowych w ROD co do zasady przysługuje prezesowi zarządu ROD, pierwszemu wiceprezesowi zarządu ROD, funkcyjnym członkom zarządu ROD oraz innym osobom, o ile zostały upoważnione do przetwarzania danych osobowych przez zarząd ROD (na podstawie stosownej uchwały) tj.  pozostałym członkom zarządu ROD oraz osobom zatrudnionym w ROD – na potrzeby wykonywania zadań związanych z realizacją umowy o pracę albo umowy cywilnoprawnej.

Poza ww. stałym dostępem do zbiorów danych osobowych w ROD, może zaistnieć konieczność uzyskania dostępu incydentalnego, związanego z wykonaniem czynności nadzorczych lub kontrolnych realizowanych przez komisję rewizyjną ROD, Okręgowy Zarząd PZD, Okręgową Komisję Rewizyjną ROD, Krajowy Zarząd PZD, Krajową Komisję Rewizyjną ROD (bezpośrednio przez ich członków lub osoby zatrudnione w ww. organach PZD).

Wówczas, pojawia się pytanie, czy w związku z dostępem ww. osób do zbiorów danych osobowych w ROD, muszą one posiadać (i okazać) upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, w tym, od kogo powinny pochodzić ww. upoważnienia.

Odpowiedzi na ww. zagadnienie udziela pkt. 3.2. Zasad ogólnych przetwarzania danych osobowych w jednostkach organizacyjnych PZD (załącznik do uchwały nr 150/2018 z dnia 30.04.2018 r.). Zgodnie z ww. przepisem, „zarząd jednostki organizacyjnej PZD jest obowiązany umożliwić dostęp do danych na rzecz upoważnionych członków organów uprawnionych do dokonywania czynności nadzorczych lub kontrolnych. Postanowienie stosuje się odpowiednio do pracowników PZD upoważnionych do wykonywania zadania przez właściwy organ PZD”. Przepis ten oznacza, że zarząd ROD powinien umożliwić dostęp do danych w zbiorach w ROD dla upoważnionych członków komisji rewizyjnej ROD, OZ PZD, OKR PZD, a także KZ PZD i KKR PZD oraz pracowników tych jednostek. Przy czy należy mieć na uwadze, że zgodnie z uchwałą nr 175/2018 KZ PZD z dnia 29.05.2018 r. w sprawie określenia zasad udzielania pracownikom upoważnienia dostępu do zbiorów danych osobowych i rejestrów prowadzonych w jednostce krajowej i okręgach PZD oraz na potrzeby wykonywania zadań związanych z realizacją uprawnień nadzorczych przez Krajowy Zarząd PZD i okręgowe zarządy PZD a także uprawnień kontrolnych przez Krajową Komisję Rewizyjną PZD i okręgowe komisje rewizyjne PZD, na potrzeby wykonywania zadań związanych z realizacją uprawnień nadzorczych lub kontrolnych, upoważnienie na rzecz pracownika PZD do dostępu do zbiorów danych osobowych w ROD powinno zostać ustanowione w formie pisemnej i podpisane przez:

• Prezesa PZD samodzielnie lub I Wiceprezesa wraz z innym członkiem KZ PZD – w przypadku nadzoru wykonywanego w ROD przez KZ PZD,
• prezesa Okręgu PZD samodzielnie lub I Wiceprezesa wraz z innym członkiem Okręgu PZD – w przypadku nadzoru wykonywanego w ROD przez OZ PZD,
• przewodniczącego OKR lub KKR lub I zastępcę przewodniczącego OKR lub KKR wraz z innym członkiem komisji - w przypadku kontroli wykonywanej w ROD przez OKR lub KKR.

Biorąc pod uwagę dotychczasową praktykę należy uznać, że zarząd ROD powinien umożliwić wskazanym organom PZD i ich pracownikom wykonywanie czynności nadzorczych lub kontrolnych w oparciu o upoważnienie wynikające z zawiadomienia wystawionego przez organ nadzorujący/ kontrolujący, w którym to informuje on o kontroli (czynnościach nadzorczych) i wskazuje upoważnionych członków organu lub osoby zatrudnione w PZD uprawnione do dokonywania czynności nadzorczych lub kontrolnych.

Zatem w sytuacji, gdy zarząd ROD otrzyma ww. zawiadomienie o kontroli (czynnościach nadzorczych), powinien uznać, że osoby tam wskazane mają upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w zbiorach ROD. Zarządy ROD nie powinny wówczas również żądać od organu PZD przeprowadzającego nadzór lub kontrolę przedstawienia odrębnych upoważnień do przetwarzania danych osobowych w ROD wystawionych na ww. osoby nadzorujące lub kontrolujące. Zarząd ROD nie musi również sam podejmować uchwał w sprawie upoważnienia członków komisji kontrolnej lub nadzorczej do dostępu do danych osobowych w ROD  i przekazywać ww. osobom upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w zbiorach ogrodowych.

Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z § 4 uchwały nr 242/2018 KZ PZD z dnia 12.07.2018 r. w sprawie ustalenia zbiorów danych osobowych i zasad dostępu do tych zbiorów w ROD, niezależnie od ogólnych zasad dostępu do zbiorów danych w ROD, niefunkcyjni członkowie zarządu ROD lub osoby zatrudnione w ROD mają prawo uzyskać dostęp do danych zawartych w zbiorze, do którego nie mają upoważnienia - w zakresie, w jakim jest to konieczne do realizacji zadania mieszczącego się w ich zakresie obowiązków.

MAP

Galeria