Czy dane osobowe członków ROD podlegają rejestracji w ogólnokrajowym rejestrze zbiorów danych osobowych GIODO?

1502.2013

Jednym z  zadań Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) jest prowadzenie ogólnokrajowego rejestru zbiorów danych osobowych oraz udzielanie informacji o zarejestrowanych zbiorach (art. 12 pkt. 4 ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29.08.1997 r.) .Celem rejestru jest stworzenie możliwości kontroli przez GIODO, kto i jakie dane zbiera, aby w konsekwencji zapewnić autentyczną ochronę dóbr osobistych obywateli.

 Obowiązek zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji ciąży na administratorze danych. Przy czym przez administratora danych należy rozumieć organ państwowy, organ samorządowy, a także osobę fizyczna, osobę prawną, jeżeli przetwarza dane osobowe w związku z działalnością zarobkową, zawodową lub dla realizacji celów statutowych.

 Ogólnokrajowy rejestr zbiorów danych osobowych jest rejestrem jawnym. Osoby zainteresowane mogą przeglądać go w biurze GIODO oraz za pośrednictwem elektronicznej platformy e-GIODO, która umożliwia przeszukiwanie danych według nazwy zbioru, nazwy administratora danych, siedziby administratora, czy też REGONU.

 Wpis danych osobowych do rejestru następuje na wniosek administratora. Generalny Inspektor w postępowaniu rejestrowym bada, czy nadesłane wnioski spełniają wymogi formalne, czy zbieranie i przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych oraz czy urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych spełniają podstawowe warunki techniczne i organizacyjne. Jeżeli wnioski te nie spełniają powyższych warunków, wynikających z art. 44 ustawy, Generalny Inspektor odmawia rejestracji. Odmawia również, gdy wniosek został złożony przez administratora, który jest zwolniony z obowiązku takiej rejestracji (art. 43 ustawy).

 Sposób przetwarzania i ochrony danych osobowych w Polskim Związku Działkowców został uregulowany w trzech uchwałach Prezydium KR PZD: nr 63/2003 z dnia 11.06.2003 r. w sprawie zasad i trybu prowadzenia rejestru członków PZD (Biuletyn Informacyjny nr 5/2003), nr 12/2008 z dnia 24.01.2008 r. w sprawie rejestru członków organów PZD (Biuletyn Informacyjny PZD nr 6/2008) oraz nr 147/2009 z dnia 28.10.2009 r. w sprawie wprowadzenia wytycznych dotyczących przetwarzania i ochrony danych osobowych w jednostkach PZD (Biuletyn Informacyjny PZD nr 16/2009).

 Zgodnie z nimi, w Polskim Związku Działkowców prowadzone są dwa rejestry dotyczące danych osobowych użytkowników działek (rejestr członków PZD oraz rejestr członków organów ROD). Zawierają one m.in. takie informacje jak: imię i nazwisko, adres zameldowania na pobyt stały i adres korespondencyjny, numer telefonu oraz numer działki, do której zarząd ROD przyznał członkowi ROD prawo użytkowania. Prowadzone są one przez OZ PZD na podstawie informacji przekazanych przez zarządy ROD.

 Dane te przetwarzane są przez administratora danych (zarząd ROD, OZ PZD albo KR PZD) wyłączenie dla realizacji zadań statutowych PZD, określonych w statucie PZD, regulaminie ROD oraz innych przepisach związkowych. Tylko w wyjątkowych przypadkach są one udostępniane osobom trzecim np., gdy występujący o dane osobowe jest uprawniony do ich otrzymania na mocy odpowiednich przepisów prawnych (dla organu administracji celem wydania decyzji  o nakazie rozbiórki altany czy też ustalenia podatku). W przypadku pozostałych żądań, PZD odmawia udostępnienia danych bądź informuje o tym fakcie działkowca i występuje o jego zgodę.

O przekazanie danych osobowych użytkowników działek występują byli właściciele (bądź ich spadkobiercy) gruntów ROD, objętych roszczeniami. Chcą oni uzyskać te dane w celu skierowania przeciwko działkowcom indywidualnych pozwów o wydanie gruntu. W takich przypadkach PZD kategorycznie odmawia udostępniania danych albo zaskarża decyzję GIODO o nakazie udostępnienia tych danych do wyższych instancji (wyrok WSA w Warszawie z 15.11.2011 r. (II SA/Wa 1500/11), postanowienie NSA z 21.09.2012 r. (I OSK 2016/12).

Jeżeli chodzi o rejestr zbiorów danych osobowych prowadzony przez GIODO to zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt. 4 ustawy o ochronie osobowych, rejestracji nie podlegają dane osób zatrudnionych u administratorów, świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych, a także dane osób uczących się i zrzeszonych. Potwierdził to Generalny Inspektor Danych Osobowych, który odmówił rejestracji danych osobowych członków PZD oraz członków organów ROD i OZ PZD, zgłoszonych przez OZ PZD w Legnicy i ROD z okręgu legnickiego (ROD „Relaks I” w Bolesławcu, „Kolejarz” w Bolesławcu, „Biedronka” w Lubinie, „Dolnoślązak” w Lubinie, „Wisienka” w Głogowie, „Relaks” w Lubinie, im. Lena w Złotoryi, „Wodnik” w Legnicy, „Pod Pająkiem” w Legnicy, „Sahara” w Lubinie, „Wchód” w Legnicy, „Nizina Kaczawy” w Legnicy, „Obuwnik” w Złotoryi, oraz „Krokus” we Wleniu ).

Zgodnie z art. 25 ust.1 ustawy o rodzinnych ogrodach działkowych, Polski Związek Działkowców jest ogólnopolską, samodzielną i samorządną organizacją społeczną powołaną do reprezentowania i obrony praw i interesów swych członków wynikających z użytkowania działek w rodzinnych ogrodach działkowych. Członkami PZD są osoby fizyczne użytkujące działki w rodzinnych ogrodach działkowych, dla których właściwe organy PZD prowadzą ewidencję. Generalny Inspektor słusznie zauważył, że ROD są podstawowymi jednostkami organizacyjnymi PZD, a użytkownicy działek w ROD są członkami zrzeszonymi w PZD.

W związku z powyższym, dane osobowe członków PZD i organów ROD nie podlegają rejestracji w ogólnokrajowym rejestrze zbiorów danych osobowych GIODO, a PZD nie ma obowiązku ich zgłaszania do GIODO.

Przedmiotowe zwolnienie, wynikające z ustawy o ochronie danych osobowych znalazło również swoje odzwierciedlenie w § 7 uchwały nr 64/2003 Prezydium KR PZD z dnia 11.06.2003 r. w sprawie zasad i trybu prowadzenia rejestru członków PZD, który stanowi, że rejestr członków PZD podlega ochronie przewidzianej w przepisach o ochronie danych osobowych, bez obowiązku rejestracji przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

 W związku z powyższym, na Okręgowych Zarządach PZD i zarządach ROD spoczywają następujące obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych:

-   OZ PZD mają obowiązek prowadzenia w formie pisemnej lub elektronicznej rejestru członków PZD oraz rejestru członków organów ROD z terenu ich działania. Podstawą tworzenia i dokonywania zmian w rejestrach są zestawienia przekazywane przez zarządy ROD (w zakresie członków PZD) oraz przez prezesów zarządów ROD, przewodniczących komisji rewizyjnych i rozjemczych ( w zakresie członków organów ROD).

-   dane członków PZD oraz członków organów ROD powinny być wykorzystywane tylko dla realizacji zadań statutowych PZD. Nie można ich udostępniać osobom trzecim bez zgody osoby, której one dotyczą (o ile ich udostępnienia nie wymaga przepis prawny). W szczególności dotyczy to danych wrażliwych np. informacji o stanie zdrowia działkowca, który korzysta z przywileju wjazdu samochodem na teren ogrodu.

-   zarządy ROD oraz OZ PZD powinny zapewnić, aby dane członków PZD oraz członków organów ROD:

• były wykorzystywane zgodnie z prawem;
• były zbierane dla jasno określonych, zgodnych z prawem celów;
• nie były wykorzystywane do innych celów niż te, dla których zostały zebrane;
• były aktualne, a ich treść zgodna ze stanem faktycznym;
• były adekwatne do celu ich wykorzystania – zakres danych nie może wykraczać poza niezbędny do zrealizowania celu, jakiemu przetwarzanie danych ma służyć;
• nie były wykorzystywane dłużej, niż wymaga tego realizacja celu, dla którego zostały zgromadzone. Jeśli zatem cel, do realizacji którego dane osobowe pozyskano, został osiągnięty, to należy dane usunąć. W szczególności dotyczy to danych osób, których członkostwo ustało.

-   OZ PZD i zarządy ROD powinny pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu pomieszczeń, w którym przechowywane są deklaracje członkowskie, uchwały o nadaniu członkostwa w PZD i przydziale działki w ROD, dokumenty potwierdzające uzyskanie mandatu członka organu oraz inne dokumenty z tym związane (np. rejestry, zestawienia). Pomieszczenie, w którym przechowywane są dane osobowe powinno być wyposażone w zamek, odpowiednie otwory okienne oraz szafy pancerne i inne urządzenia. Jeżeli dane te są przechowywane na komputerze, dostęp do nich musi być zabezpieczony hasłem.

-   Osoby, które mają dostęp do danych działkowców powinny posiadać pisemne upoważnienie do przetwarzania tych danych. Zarządy ROD lub OZ PZD mają obowiązek prowadzenia ewidencji wydanych upoważnień oraz powinny sprawować nadzór nad przetwarzaniem danych przez te osoby.

Źródło: strona internetowa KR PZD